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実践レポートNECグループ10万人の、
業務改革推進プロジェクト

Concurを基盤に、出張の申請や精算にかかる出張者の間接工数40%削減を計画。
業務改革から得た知見をBPOサービスとしてお客様へ提供。

取り組みの概要

課題背景

  • NECグループではNECのビジネスユニットや関連会社ごとに異なる間接業務が分散しており、ムダが多くなっていた
  • グループ全体の出張・外出件数は年間約100万件。その申請や精算手続きに約7万時間を費やしている
  • 割安航空券や契約ホテルなどの活用から出張旅費を10%削減した。出張に掛かるコストの更なる削減を目指したい

成果

データで経費申請も可能に。出張者の間接工数を大幅削減

出張者は、航空券を自ら手配できるようになり、申請から精算のプロセスが一元化。撮影した領収書の画像データでの経費申請やICカードリーダーの活用から、出張者の出張申請・精算にかかる工数の40%削減を計画。

出張にかかる管理部門の工数を約30%削減

航空チケットのWeb予約やConcurのワークフロー上に規程などのチェックを盛り込むことで約30%削減に成功。

「経費マネジメントBPOサービス」を展開

NECグループで培った知見やノウハウを付加した新サービスを提供。お客様の業務改革に貢献するソリューションの拡充へ。

取り組みの詳細

導入前の背景や課題

NECマネジメントパートナー株式会社
人事サービス事業部
シニアエキスパート
洲之内 隆典

年間7万時間に及ぶ出張者の申請・精算工数の削減を目指す

NECグループは9つのビジネスユニット、46の連結会社を持つ大規模な組織です。この大規模な組織を効率的に運営し、グループ経営の基盤を強化するため、現在、グループを挙げて業務改革推進プロジェクトを推進しています。

「対象となる業務は、人事・総務・経理・調達といった間接業務です。従来、これらの業務は、プロセスや制度がビジネスユニットや会社ごとに異なっており、作業工数や人員配置に多くのムダを抱えていました。このムダを解消しつつ、業務そのものを高度化し、働き方を改革する取り組みを進めています」とNECグループの戦略的シェアードサービス会社として、人事・総務・経理・調達などの共通業務を一元的に担うNECマネジメントパートナーの洲之内 隆典は話します。

NECマネジメントパートナー株式会社
ツーリスト事業部
出張オペレーション部部長
丸尾 弘一郎

この改革の旗印として、まず先行して着手したのが出張プロセスの改革です。
「出張にかかる旅費・交通費に関しては、割安航空券や契約ホテルなどの活用により、3年間で10%のコスト削減を達成してきました。しかし、そのプロセスを分析すると、出張者側の工数こそ削減の余地が大きいことがわかってきました」とNECマネジメントパートナーの丸尾 弘一郎は述べます。

例えば、出張者とのやりとりは電話やメールが主体。申請処理や交通チケットの手配確認などで何度もやりとりが発生します。海外出張の場合は、経費精算に為替レートも反映させなければなりません。

「NECグループ全体の出張・外出件数は年間約100万件。そのための工数を時間に換算すると約7万時間にも及びます。分析の結果、最適なプロセスを策定すれば、航空券を割安に抑えるより、さらに大きな成果が期待できるということがわかったのです」と丸尾は説明します。

選択のポイント

既存業務を分析してConcur上に最適なプロセスを展開

出張業務のプロセスは、最適な交通ルートや宿泊先の選定・手配、交通費・宿泊費の精算など多岐にわたります。NECはグローバルにビジネスを展開しているため、海外出張にも対応しなければなりません。

先に述べた通り、この業務プロセスを効率化するためにNECマネジメントパートナーは既存プロセスを分析して工数を「時間/年」として定量化し、これまで目には見えなかったコストを可視化。

そのうえで、ムダの削減と従業員の利便性向上という観点から、最適な業務プロセスを策定していったのです。

さらに既存のシステムを廃止して、新しい出張業務の基盤として米Concur Technologies社のサービス「Concur」の導入を決定。

「単にチケットの手配や経費の精算をサポートできるだけでなく、経費の見える化・分析機能などによって、継続的な業務改革の基盤として利用できる点を評価しました。また、出張者自らが航空チケットを手配できたり、撮影した領収書の画像データで経費精算できるなどe-文書法にも対応しており、利用者の利便性につながる点も決め手となりました」(丸尾)。

導入後の成果

出張者の安全確認業務もスムーズに行えるように

新しい出張業務プロセスは、すでにNECグループに順次適用され、様々な成果が上がっています。

「例えば、海外出張の場合、以前はフライトの手配に出張者と担当者間のやりとりが2、3日は必要でしたが、今は本人手配であれば1件あたり20分程度で済みます」と丸尾。

NECグループ全体の海外出張件数は1ケ月で約700件。担当者の手配作業の効率化だけで、月換算で延べ約140時間を削減できた計算になります。事務処理工数全体で計算すると約30%の削減につながっています。

海外出張については、リスク対応の面でも成果がありました。
「先日、ある地域で震度7クラスの地震が発生した際には、Concurの安全管理機能を利用して、直ちに現地に出張している従業員に一斉に連絡を取り、数時間で全員の安全を確認することができました。以前は一人ひとり個別に安否確認をしていたため2日近くかかることもあった業務です」と丸尾は続けます。

「Concurのワークフローの中で規程のチェックを行ったり、間違えやすかった消費税の区分を自動化することで、以前は30~40%発生していた精算の手戻りが、今は10%以下に減っています」と洲之内は話します。

加えて、e-文書法対応の全社展開を見据えたトライアルも進めています。電子データで経費申請が可能なので、経費精算の工数や紙のやりとりを大幅に削減できます。

今後は交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、交通費の精算処理を行えるようにするなど、さらなる業務プロセスの改善を続けていく計画もあります。

自らの経験を活かした新サービスでお客様の業務改革を支援

このような成果を受けて、NECマネジメントパートナーでは業務改革の経験をお客様に還元すべく「経費マネジメントBPOサービス」を提供しています。

既存プロセスの棚卸、ムダの洗い出しやコストの可視化から、適切な標準業務プロセスの策定、さらにConcurの導入支援、運用開始後には、業務そのもののアウトソーシングまで引き受けるサービスです。

Concurの導入支援企業は多数ありますが、自らの経験を基に業務改革のコンサルティングから、運用定着、効果創出までをトータルにサポートできるのはNECマネジメントパートナーだけです。

いかにムダを省いて効率化し、戦略的な領域にリソースを集中させるかは、企業経営にとって長年の大きなテーマです。NECマネジメントパートナーでは、今後も共通業務のシェアードサービス化を加速させ、BPOサービスを積極的に提案し、お客様の業務改革を強力に支援していきます。


Concurを利用して、経費精算などの業務プロセスを標準化するだけでなく、標準プロセス策定までの支援、さらに運用を外部委託するBPOまで対応。


関連リンク

株式会社コンカーがNECを事例として動画で紹介

NEC~SAP Concurを使って出張・経費管理における工数を40%削減。間接費の一元管理で、出張コスト削減を推進
※株式会社コンカー社のYoutubeコンテンツへのリンクです。

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