サイト内の現在位置を表示しています。

文書管理ソリューション

文書管理コンサルティングから紙文書の電子化、システム構築をワンストップサービスでご支援いたします。

オフィス文書の悩みが本来行うべき業務を圧迫していませんか。文書管理の専門スタッフがお客さまと共に文書管理改善活動を行うことで、目的に合わせた解決へとお導きします。

こんなご要望にお応えします。

  • オフィス文書の分類体系を整備したい。
  • 保管・電子化すべき文書の判断基準がわからない。
  • 電子文書の効率的な管理・運用方法が知りたい。
  • 大量な紙文書を電子化したい。

文書管理をアウトソースする理由

文書管理の改善活動は活動期間も長く、お客さまだけで実行すると、本来の業務の遂行に影響が出る可能性があります。外部スタッフが加わることで、「社内の合意がとりやすい」、「改善活動事務局の独走を防ぐ」、「プロのノウハウによる効率的な改善活動が期待できる」などのメリットがあると考えます。
NECマネジメントパートナーでは、専門のスタッフが、中立的視点でお客さまの文書管理に関するお困りごと、改善したいことを明確化します。また、最適な文書管理の改善策を導き出すことで、改善活動の効率化をはかります。

イメージ:文書管理をアウトソースする理由

文書管理ソリューションの分野別ニーズと対応例

企業・スタッフ系
  • ペーパーレス化
    一人あたりの紙の保有文書を削減し、電子文書中心で運用するための改善。フリーアドレスや遠隔会議などワークスタイル変革活動の前提として実施。
  • 文書のBCP対策
    BCP対策として、会社重要文書の選定および二重化を実施。具体例としては、契約書類を電子化し、原本は遠隔地保管、活用は電子データ。
企業・経理系
  • 電子帳簿保存法対応
    規制緩和された電子帳簿保存法の趣旨に沿った、文書と帳票類の管理のしくみの構築。e-文書法の運用も考慮し、タイムスタンプの活用も検討。(現在準備中)
企業・流通系
  • 情報のトレーサビリティ
    食の安全性を裏付けるため、検査情報から出荷情報までの紐付けを検討。必要時に速やかに情報が検索可能となる検索システムを提供。
企業・建設系
  • 図面類の長期保存
    竣工図面や完成図書類の長期的な保存のしくみを構築。電子化やデジタルマイクロの活用を通じて、安定した保管管理を提供。
企業・フランチャイズチェーン系
  • 店舗情報集約
    全国展開する店舗の保有する文書や図面類を電子化し、本社に情報集約。GISの位置情報と連携させる、検索システムの活用も検討。
企業・製造部門
  • 設計・品質情報の共有化
    複数部門にまたがる設計情報を、共有化し活用を促進するための改善。活用担当者の職位や経験も踏まえ、検索性を向上させるしくみを構築。
  • ノウハウの継承
    ベテラン社員の文書を探し出すノウハウを、若手社員にも継承させるための改善。ベテランの検索方法を分析し、文書属性として整理し、検索システムに実装。

文書管理コンサルティング

文書管理を取り巻く環境は大きく変化しつつあり、一組織内の文書管理のあり方に加えて、企業を取り巻く環境の変化を踏まえた文書管理の仕組みが求められています。
また、企業では経営の透明性の確保や優位な事業基盤の確立のため、オフィス文書の重要性がますます高まりつつあります。
当社では、お客さまの個別のニーズに即した文書管理の課題を整理し、専門のスタッフがあるべき姿を目指した適切な提案をいたします。

目的の明確化

目的を明確に把握することは文書管理を行う上での基本原則の一つです。

文書管理の主な目的

フロアスペース確保・紙の氾濫 文書の要・不要を判断した上で、不要文書の廃棄や文書の電子化をすすめ、フロアスペースを有効に活用したい。
文書の検索性向上 使いたい文書をすぐに見つけたい。
BCP対策 災害等に備えて、重要な文書は確実に管理したい。
セキュリティ対策 文書の漏えいを防止したい。
監査対応力・訴訟対策等の環境整備 第三者からの文書提出要求に、すみやかに対応できる環境を整備したい。
定期異動・組織改正に耐えうる環境の整備 頻繁な異動があっても、すぐに文書が探し出したい。
職場固有のノウハウ見える化、共有化、継承の仕組化 部門固有のノウハウを見える化し、ナレッジを活用したい。

電子化サービス

大量の文書や図面などの紙ドキュメントおよびマイクロフィルムなど、過去のアナログ資産をデジタル化することにより電子文書として閲覧を可能とし、情報の提供・共有化とオフィススペースの有効活用を支援いたします。
一般オフィス文書・図面はもとより、文献・契約書・申込帳票など、小型帳票からBOサイズまで原稿に応じた最適なスキャナーで、カラー・モノクロとも高品質の画像データをご提供いたします。

契約書・証憑の電子化

法律上原本保管が求められる契約書・証憑類。電子化することにより、セキュリティ対策、情報共有などのメリットが生まれます。また、検索キー情報の整備を行えば、検索性も飛躍的に向上します。当社では、電子化の付随作業として検索キー情報整備も承ります。

完成図書・図面の電子化

工事やシステム竣工の際、客先に納入する完成図書類の控えは、知らないうちにフロアの棚を占有し、保管が悩みの種です。こうした重要文書は、BCP(事業継続計画)を具体化する際に二重化すべき文書と思われます。
当社では、完成図書原本を電子化し、原本は一定期間後に外部倉庫保管することをおすすめしております。こうすることで、閲覧は電子データ、保管は外部倉庫と二重化され、フロアスペースが有効活用されます。さらに閲覧を電子データで行うことで、検索性は飛躍的に向上し、急な問い合わせにも安心して対応ができます。

マイクロフィルムの電子化

年金情報や人事情報、工事図面などマイクロフィルムに蓄積された情報を素早く検索したいというニーズが増えています。35mm、16mmロール、フィッシュ、ジャケット、アパーチュアカードなどの各種マイクロフィルムからも高品質の画像ファイルをご提供いたします。大量に保管されているマイクロフィルムをデジタル化することにより電子文書として閲覧が可能となり、マイクロリーダーが不要となります。

文書管理システム

お客さまのニーズを判断し、お客様に適したシステムをご提供いたします。

ニーズに適したご提案

文書管理システムを提供することに加え、お客様がシステムを活用して、業務の改善が実現できるよう最適な運用をサポートします。

さらに必要に応じて、業務プロセスの見える化を実現するため、業務と文書の関係をフローチャート化し、詳細な分析材料を提供します。

電子ファイリングシステム

弊社の推奨する文書管理システムの特徴

協力な検索機能

キーワード検索や全文検索の機能に加えて、キーワードが思い浮かばなくても絞り込める機能があり、柔軟な検索が可能です。

容易な登録作業

データの登録は、1件1件手作業で行うのではなく、システムが新規・変更を監視し、バッチ処理で一括登録します。

ファイルサーバの診断

サーバ内の重複データの検出、ファイル容量、種別、アクセス頻度などの項目での集計が可能で、ファイルサーバ整理に役立ちます。